В идеале управление контрактами означает управление задачами конкретного делового партнера, клиента, сотрудника или поставщика. Контракт четко описывает действия и условия, которые две стороны соглашаются выполнять и соблюдать. Таким образом, когда вы заключаете контракт с другим бизнесом, с вашей стороны есть определенные полномочия и обязанности, которые вы должны выполнять.

Менеджеру по контрактам важно понимать, что от управления контрактом зависит успех вашего бизнеса и доход, который вы получите как компания. Вы должны быть чрезвычайно осторожны, чтобы ваши расходы не превышали прибыль. В противном случае вы можете потерять значительную сумму денег из-за плохого управления.

В связи с этим вам также необходимо знать, что эффективное управление контрактом поможет улучшить ваши деловые отношения с вашими партнерами. Таким образом, у вас будет больше деловых сделок с ними. В долгосрочной перспективе вы получите больше прибыли и обретете финансовую безопасность как компания.

Поэтому важно оптимизировать рабочий процесс управления контрактами и убедиться, что ваша команда не упустит ничего важного при работе над любой задачей. Вот несколько способов сделать это:

управление контрактом включает электронную подпись, цифровую подпись или физическую подпись обеих сторон

1. Поощряйте использование электронных подписей

С развитием технологий земной шар стал меньше. Теперь вы можете работать над задачами для деловых партнеров из разных уголков мира, если у вас есть доступ в Интернет. Таким образом, вам не нужно ехать к поставщику или деловому партнеру, чтобы подписать документы об исполнении контракта. Теперь вы можете подписывать документы онлайн с помощью современных инструментов, таких как jSign.

Даже если клиент, с которым вы работаете, находится в том же месте, что и ваш бизнес, вам не нужно лично встречаться для подписания документов. Другой сценарий — если контракт требует множества юридических процессов и подписей в конце. Вы можете сделать это онлайн, чтобы иметь возможность сэкономить больше времени. В настоящее время электронная подпись значительно упрощает работу. Убедитесь, что вы считаете, что это сделает ваш процесс управления контрактами более упорядоченным.

2. Аутсорсинговые работники для выполнения других задач

Мысль о том, что вы можете делать все в одиночку, подавляет и может привести к снижению уровня производительности. Кроме того, контракт может быть связан с утомительной работой, с которой вы не справитесь самостоятельно. Итак, предположим, что контракт требует понимания и анализа некоторых юридических вопросов и, возможно, ввода и анализа данных. В этом случае вы можете рассмотреть возможность аутсорсинга экспертов в этих областях, которые сделают эту работу за вас.

Если вы можете попросить одного из своих сотрудников помочь вам с такими задачами, они могут выполнять другие обязанности, связанные с их должностной инструкцией. Таким образом, давая им такие задачи, вы можете потерять много времени и даже не уложиться в сроки. Это может навредить организации, поскольку нарушит правильный рабочий процесс. Таким образом, это хорошая идея, чтобы нанять работников на аутсорсинг.

Еще один пример ручной задачи, которую вы можете делегировать сторонней компании, — сбор данных. Контракт может потребовать использования других методов сбора данных помимо источников в Интернете. В таком случае вам нужно только дать надлежащие указания относительно того, какая информация вам нужна, и поручить работу компании, специализирующейся на сборе данных. Это поможет вам сэкономить время и быть уверенным в качестве, поскольку вы работаете с экспертами.

Однако всегда помните, что, кроме вас, члены вашей команды — единственные, кто знает потребности вашей компании. Поэтому лучше не привыкать к передаче всех задач третьим лицам. Убедитесь, что ваша компания по-прежнему выполняет большую часть работы. Нанимайте сторонние фирмы только тогда, когда вам действительно нужны профессионалы из других областей.

3. Создавайте контракты, используя шаблоны

Идея оптимизации рабочего процесса управления контрактами заключается в экономии времени. Поскольку у разных клиентов разные потребности, некоторые вещи у них общие.

Таким образом, вы можете потратить достаточно времени на выяснение общих вещей между фирмами, таких как пункты, которые помогут вам создать резервные шаблоны контрактов. Это поможет вам сэкономить время в долгосрочной перспективе и поддерживать согласованность при работе над вашими текущими проектами.

Использование Microsoft Word для составления контракта сейчас устарело, поскольку требует много времени и утомительно. К тому же вероятность ошибиться очень высока. Поэтому выберите автоматизированный вариант, который поможет оптимизировать рабочий процесс управления контрактами.

4. Убедитесь, что документы контракта находятся в центральном месте

Неорганизованность может сильно дезориентировать ваш рабочий процесс. Разрозненные заметки, файлы, документы и шаблоны, относящиеся к конкретному проекту, выглядят неотесанно. Вы должны избегать сохранения документов, связанных с одним и тем же договором, в разных папках. Даже если некоторые контрактные документы являются физическими, разбрасывание их по разным шкафам, где найти их очень проблематично, затормозит ваш рабочий процесс управления.

Вы потратите много времени, пытаясь найти, где вы их разместили, а это ситуация, которую вы хотели бы избежать. Может быть еще хуже, если много людей работают над контрактом, поскольку они вносят больше дезорганизации и путаницы, когда выясняют, где были размещены определенные документы.

Чтобы не попасть в такие ситуации себе и своей команде, убедитесь, что вы храните все файлы и документы, связанные с конкретным проектом, в одном месте, будь то в папке или шкафу. Это поможет повысить доступность и оптимизировать рабочий процесс управления контрактами.

5. Используйте интегрированную систему

Еще один способ упростить рабочий процесс управления контрактами — использовать интегрированную систему. Это сыграет ключевую роль в обеспечении отсутствия препятствий при переходе от одной задачи к другой.

Пример неинтегрированной системы — после того, как вы использовали шаблон для создания нового контракта и хотите делегировать задачи. Первое, что вы должны сделать, это использовать программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), чтобы найти всю необходимую информацию о клиенте. Эти данные необходимы для того, чтобы помочь вам заполнить контактную форму. После этого процесса следует отправить его юристу, чтобы он прошел его и подтвердил, есть ли какие-либо проблемы.

Как только это будет сделано, вам нужно получить доступ к своей учетной записи электронной почты, прикрепить документ и отправить его своим сотрудникам. Этот процесс может стать настоящей проблемой. С другой стороны, вы можете использовать интегрированную систему с функцией CRM. После того, как вы закончите создание нового контракта, поиск клиентов не составит труда. Система может автоматически генерировать и заполнять информацию о клиенте в форме. Эта система также может позволить вам делегировать задачи соответствующим сотрудникам, оставаясь на панели инструментов.

6. Имейте контрольный список

Вы можете встретиться с клиентом и обсудить, как он хочет, чтобы его работа была выполнена. Поскольку забывчивость является частью человеческой природы, уход с совещания без записи основных моментов приведет к тому, что вы забудете. Таким образом, вы можете выполнить работу, но не выполнить все требования, так как у вас нет контрольный список.

Другой сценарий, в котором наличие контрольного списка имеет основополагающее значение, — это работа со многими членами команды с разными обязанностями. Вы хотели бы подтвердить, что каждый соответствует требуемым стандартам и спецификациям. В противном случае они будут заниматься некачественной работой.

Поэтому важно уделить время и написать подробный контрольный список, включая потребности и спецификации клиента. Это не только упростит рабочий процесс управления контрактами, но и позволит сразу выявлять и исправлять ошибки. Более того, оценить качество работы ваших сотрудников будет совсем несложной задачей.

7. Расширьте возможности членов вашей команды

Иногда, как менеджер по контрактам, у вас может быть много задач или контрактов, которыми нужно управлять до такой степени, что вы можете не заметить или не заметить некоторые ошибки. Наличие хорошо обученных сотрудников или членов команды, работающих над определенной работой, поможет вам избежать сдачи работы с ошибками, например избыточности.

Поэтому жизненно важно иметь дело с отношением всезнайки в качестве менеджера по контрактам и позволять своим сотрудникам вмешиваться в некоторые вопросы. Вы даже можете попросить их высказать свое мнение о том, как можно выполнить некоторые задачи. Если они бросают вызов тому, как вы проводите конкретный процесс, и вы действительно находите, что они имеют смысл, не стесняйтесь слушать их. Убедитесь, что вы создали благоприятную среду, которая побудит вашу команду работать слаженно для повышения производительности. Таким образом, вы сможете оптимизировать рабочий процесс управления контрактами.

8. Убедитесь, что вы соблюдаете сроки

Последнее, что вы хотели бы сделать, это представить требования клиента поздно. После подписания договора вы должны убедиться, что вы соблюдаете согласованные сроки. Поэтому, делегируя задачи членам вашей команды, убедитесь, что они понимают, насколько важно соблюдение сроков.

Другие способы убедиться, что вы успешно соблюдаете сроки, включают:

  • Побуждение сотрудников к созданию цифровой календарь напоминания
  • Сдвигаем сроки вверх
  • Установка вех для достижения до установленного срока

Вывод

У вас будет приятный и беспрепятственный опыт управления контрактами, если вы включите все вышеперечисленные стратегии. Кроме того, члены вашей команды будут рады работать с вами, и в конечном итоге ваша организация получит огромные преимущества.

Подпишитесь на еженедельные обновления

Вы также получите некоторые из наших лучших сообщений сегодня

почтовый ящик