Общение очень важно во всех аспектах нашей жизни, и технари должны эффективно общаться.
В этой статье основное внимание уделяется двум основным типам общения, которые можно применять на работе. Синхронная и асинхронная коммуникация является частью нашей повседневной жизни на работе, поэтому важно знать, где их обоих применять.

Что такое синхронная связь?

Синхронное общение запланировано, и оно происходит в режиме реального времени между двумя или более людьми по телефону, через видео или лично. Этот тип техники общения требует, чтобы обе стороны были в сети одновременно.

Синхронная связь позволяет нам получать немедленный ответ при отправке сообщений. Обычно на физическом рабочем месте ваши менеджеры могут зайти в ваш офис, чтобы задать вопросы о том, над чем вы работаете. Ваш подчиненный также может работать, чтобы запросить одобрение в реальном времени того, над чем он работает.

Синхронное общение полезно и продуктивно для собеседований, обсуждений проектов и сплочения команды. Его также можно использовать во время планирования спринта и встреч в конце недели. Некоторыми примерами синхронного общения являются видеоконференции, обмен мгновенными сообщениями и телефонный разговор.

Что такое асинхронная связь?

Асинхронная связь не происходит в режиме реального времени, что повышает производительность удаленных сотрудников. Подумайте об асинхронном общении, когда вы отправляете электронное письмо своему старому другу или широковещательное электронное письмо, вы не можете определить или решить, когда человек ответит на ваше электронное письмо. Это дает человеку гибкость и время, чтобы обдумать ваш запрос.

При асинхронном общении взаимодействие осуществляется без разговора в реальном времени. Так что в следующий раз, когда вам нужно будет получить новости от своих товарищей по команде, вам не нужно привлекать всех к звонку или встрече. Вместо этого вы можете связаться с ответственными людьми через канал связи и терпеливо ждать, чтобы получить обновление, поскольку люди, работающие в удаленных командах, имеют возможность выбирать свое рабочее время.

По моему опыту работы в удаленных командах, я до сих пор вижу, как люди общаются синхронно, что действительно тратит время. Возьмите разговор на скриншоте ниже в качестве примера.

Общение между Джоном и Фрэнком

Из разговора между Джоном и Фрэнком вы должны заметить разницу во времени между двумя сторонами и тот факт, что Джон не практиковал основу асинхронного общения. Джон находится в Лос-Анджелесе, США (PDT), а Фрэнк в Лагосе, Нигерия (GMT + 1).

Из-за отсутствия асинхронной связи в их разговоре они могут потерять около 12 часов качественной работы, потому что Фрэнк может спать большую часть времени, когда Джон находится в сети, из-за того, что PDT на 8 часов отстает от GMT+1. Предположим, что получение Джоном обновленной информации от Фрэнка оказывает эффект домино на всю команду, это означает, что вся команда потеряет более 12 часов работы из-за плохой коммуникации.

То, как мы общаемся, влияет на наше время, поэтому важно, чтобы общение было четким, конкретным и действенным. Если бы Джон отправил «Привет, Фрэнк. Я хотел бы знать, закончили ли вы разработку макета для процесса адаптации пользователя», вся команда сэкономила бы значительное количество времени.

Заметил, что я удалил «Как дела?» Из сообщения Джона, но это совершенно нормально, если вы отправляете приветствие, обращаясь к своему коллеге, но поверьте мне, если бы Фрэнкс не был в порядке, он бы связался по общему каналу, чтобы сообщить команде, что его не будет в офисе, что день.
Теперь, когда у нас есть представление о том, что такое асинхронная связь, некоторые из инструментов, которые можно использовать в асинхронной связи, следующие:

Программное обеспечение для обмена сообщениями: (Slack и Microsoft Team) полезны для общения и совместной работы сотрудников. Они предоставляют квитанции, чтобы вы знали, когда ваши товарищи по команде находятся в сети.

Запись видео / облачная совместная работа: Допустим, у вас есть команда из 3 человек, и вы каждый год набираете 2 новых людей, что можно сделать вручную, но когда ваша команда вырастет до такой степени, что вам придется набирать 5-10 человек каждый месяц, тогда действительно важно быть ленивым, чтобы вы не повторяйте одно и то же несколько раз, автоматизируя процесс путем записи и документирования потока. Вы можете попробовать такие инструменты, как Zoom и Loom для записи видео, а также Notion, Google Drive и Office 360 ​​для документации и инструментов для совместной работы.

Инструменты управления проектами: Когда у вас есть распределенная команда, наличие инструмента управления проектами — это способ отслеживать действия и получать представление о том, над чем работает ваша команда / товарищи по команде. Вы также можете увидеть подробную информацию о пульсе вашей команды в некоторых инструментах управления проектами, таких как Jira.

Почему асинхронная связь действительно важна?

Четкое и подробное общение: Хотя асинхронное общение происходит медленнее, вы получите подробные и убедительные ответы от своих товарищей по команде, потому что это дает людям достаточно времени, чтобы обдумать свои ответы и дать четкие ответы, когда они будут готовы. Это устраняет много возвратов и встреч в команде.

Прозрачность: Сообщения сохраняются в облаке, и разные люди могут реагировать или оставлять свои комментарии. Любой может также сослаться на сообщение в любое время в будущем.

Гибкость и производительность: Это позволяет вам планировать свое время, разбивая свои действия на куски. Благодаря этому вы можете определить, когда отвечать на электронные письма. Вы можете заблокировать время, когда вы хотите внедрить эту передовую функцию или когда вам нужно выполнить какую-то глубокую работу без помех. Все это помогает повысить производительность.

Вывод

Цель состоит в том, чтобы быть продуктивным, а качество коммуникации в организации определяет продуктивность команды.

Как асинхронное, так и синхронное общение — отличные стили общения, и важно знать, какой из них работает для вашей команды. Однако, если вы работаете в удаленной команде, важно общаться асинхронно и быстро реагировать. В тех случаях, когда между вами и вашими товарищами по команде есть перекрытие по времени, вам может потребоваться создать примерно 4-часовое перекрытие, когда вы должны быть в сети/доступны для встреч и другого синхронного общения с вашими товарищами по команде.